Stěhujete firmu na nové místo? Ať už se jedná o malou firmu bez zaměstnanců nebo o velkou firmu s mnoha zaměstnanci, stěhování do nových prostor se často neobejde bez komplikací. Na co si dát pozor?
Průzkum potencionálních lokalit
Zkuste zadat tento úkol několika zaměstnancům. Pokud však nikdo ve firmě nemá s hledáním nových kancelářských prostor zkušenosti, zvažte možnost využít služeb profesionálního realitního makléře. Ten vám se stěhování firmy pomůže tím, že najde ideální pracovní prostor pro vás a vaši firmu.
Hleďte do budoucna
Našli jste novou lokalitu? Skvěle, ale před podpisem smlouvy zvažte všechny faktory. Stěhování firmy je vážná věc. V závislosti na typu podnikání může přinést zisk či ztrátu. Například firma zaměřená na finance by měla zvážit otevření kanceláří v rušné obchodní čtvrti města. V neposlední řadě třeba zvážit potřeby svých zaměstnanců. Jsou nové kancelářské prostory snadno dostupné? Je k dispozici parkoviště? atd.
Mnoho pronajímatelů prostor dává přednost podpisu víceletých nájemních smluv. Před podpisem se ujistěte, že vám časový harmonogram nájemní smlouvy vyhovuje. Pokud například existuje možnost, že vaše společnost bude muset nabírat zaměstnance a přeroste prostory dříve než skončí nájemní smlouva, budete muset řešit nepříjemnosti.
Udělejte stěhovací plán
Připravte si plán přesunu veškerého technického vybavení a serverů. Doporučujeme sestavit tým odborníků na IT podporu, kteří stěhování naplánují dopředu. Kromě toho mohou vaše nové kancelářské prostory potřebovat více technického vybavení (například nové počítače, tiskárny a kopírky). Budete muset zajistit, aby byly objednány a naplánovány k dodání, jakmile začne pracovní provoz v novém pronájmu.
Musíte přestěhovat i kancelářské vybavení a nábytek? Budete potřebovat tým profesionálních stěhováků, kteří bezpečně přepraví všechny vaše věci. Profesionální stěhovací firma by měla zvládnout stěhování od kancelářských stolů a židlí až po stoly v konferenčních místnostech a velké kopírky. Než si někoho najmete, nezapomeňte si vyžádat cenové nabídky alespoň od tří různých stěhovacích firem. Zkontrolujte také recenze a hodnocení.
Dejte vědět klientům a zákazníkům
Při setkání své klienty a zákazníky informujte o nadcházejícím stěhování. Nebudou tak při stěhování zmateni nebo překvapeni. Pokud vaše společnost využívá k oznamování novinek sociální média, zvažte, zda neučinit oficiální oznámení o svých budoucích plánech na Instagramu, Twitteru nebo Facebooku.
Předejděte rizikům
V některých případech sice pronajímatel hradí škody způsobené požárem v budově, ale nemusí hradit poškozené věci, jako jsou počítače, nábytek a věci zaměstnanců. Ujistěte se, že jste si sjednali podnikatelské pojištění u spolehlivého poskytovatele. Nejeden pronajímatel dokonce takové pojištění vyžaduje.
